行政書士の開業時にそろえる備品と道具

まずそろえる備品と、費用のめやす

自宅兼事務所で1人で開業した方が、実際にそろえたものの例です（当時の金額）。

備品	めやす	選ぶときのポイント
パソコン	10万〜15万円	画面の大きいデスクトップか、外部モニターをつないだノートパソコン。申請書の作成やホームページの更新がはかどります
複合機（印刷・コピー・スキャン）	3万〜5万円	A3まで対応しているものを。開業すると印刷の量は想像以上に多く、ここを安くすると後悔しがちです
電話	数千円〜	固定の番号（光電話・IP電話）があると信用につながります。子機つきが便利
事務机・いす	2万〜5万円	書類がすぐ山になるので、幅120cm・奥行き60cm以上がおすすめ
応接セット	3万〜5万円	お客様は応接のまわりしか見ていません。高いものでなくてよいので、事務所の雰囲気とそろえて
職印・ゴム印・名刺・封筒	1万〜3万円	職印は行政書士会の決まり（大きさ・刻む文字）を確かめてから作ります
書棚・鍵のかかる保管庫	1万〜3万円	依頼人の書類を預かるので、鍵のかかる保管場所は必ず用意します

FAX は使う場面が減りましたが、役所や取引先によってはまだ使われています。複合機の FAX 機能か、インターネットで送受信できる FAX サービスがあれば十分です。

仕事を楽にする道具

1人で開業すると、実務も経理も集客も、すべて自分でこなすことになります。道具で減らせる手間は、最初から減らしておきましょう。

会計はクラウド会計で

銀行口座やクレジットカードとつなぐと、取引が自動で取り込まれ、記帳の手間が大きく減ります。開業したばかりで税理士に頼む余裕がなくても、日々の記帳と確定申告の準備は自分でできます。売上が増えてきたら、税理士に相談する形がおすすめです。

PDF の編集ソフト

役所の様式は PDF で公開されていることが多く、手書きより、直接書き込んで印刷するほうが速くてきれいです。ページの入れ替えや結合ができるソフトが一つあると便利です。

メールの文面とファイルの共有

ただし、行政書士には守秘義務があります。依頼人の情報を置くクラウドのサービスは、アクセスの制限や二段階認証の設定を確かめてから使いましょう。

セキュリティ対策ソフト

依頼人の個人情報を扱う仕事です。ウイルス対策のソフトを入れ、パソコンとスマートフォンには必ず画面のロックをかけます。軽い動作のものを選ぶと、書類作りの邪魔になりません。

電子申請の準備

許認可や会社の手続きは、電子申請が当たり前になってきました。開業のときに、次の準備をしておくと、業務の幅が広がります。

• マイナンバーカードと IC カードリーダー（スマートフォンで読み取れる場合もあります）
• GビズID（法人・個人事業主向けの共通の認証。補助金の申請や建設業の電子申請などで使います）
• 電子定款を作る準備：電子署名のための電子証明書（行政書士の電子証明書またはマイナンバーカード）と、PDF に署名するソフト
• 扱う業務の電子申請システムへの登録（建設業許可の JCIP、法務省の登記・供託オンライン申請システム、入管の在留申請オンラインシステムなど）

システムごとに、利用の申込みから使えるようになるまで時間がかかるものもあります。扱う業務が決まったら、早めに準備を始めましょう。

電話を取りこぼさない工夫

ホームページや広告でせっかくお問い合わせが来ても、電話に出られなければご依頼にはつながりません。1人で開業すると、面談中や移動中は電話に出られないことも多くなります。

最近は、メールやお問い合わせフォーム、LINE などで相談を受ける事務所も増えています。電話に出られない時間があるなら、ほかの連絡方法をホームページで目立たせておくのも一つの方法です。