行政書士実務の失敗事例。:コラム第127回。

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コラム第127回:行政書士実務の失敗事例。

行政書士は書類を扱う仕事。書類作成のプロです。ミスは許されません。

が、避けて通れないのが誤字脱字。俺に限ってそんなミスは絶対にしない!と思っていても、必ず一度はやってしまうと思います。

たとえば、会社設立や許認可で印鑑証明書の添付が必要な場合。通常、印鑑証明書と一言一句、同じ記載が求められます。簡単なことのように思えます。

難しい漢字などは、きっちり記載できていても、なぜか、簡単な字で誤字してしまう。

(うちも過去に何度かありますが、顧客・役所対応ともに完全なリカバリーを行うので、致命的なミスになったことは一度もありません。年間500社超の扱いがありますので、少ない方だと思います)

どれだけチェックしても、自分の目だけでは、誤字脱字をスルーしてしまうことが多い。なぜなんでしょうね。

同じ箇所を何回も目でおっているにも関わらず。苦笑。

何度も何度もチェックしながら作った書類だから絶対に大丈夫だ。自分で作った書類だからこそ、色眼鏡で見てしまうのですね。

他人が作った書類って、簡単にミスを発見したりするのですが。。

補助者やスタッフがいれば、全員でチェックする。ただ、開業当初は一人事務所がほとんど。

その場合、どうするか?

家族に見てもらおうにも守秘義務があるからそれはできません。

自分が作った書類は、業務フロー的に余裕があるのであれば、時間をあけて、「再チェック」です。更に時間をあけて、「再々チェック」。

朝に書類を作ったのであれば、時間をあけて夜に再確認。

夜に書類を作ったのであれば、一晩寝かせて朝に再確認。

完全にミスをなくすことはできない。が、最小限に食い止める方法はある。

兎にも角にもお客様の大事な書類なのだから、回数もそうですが、時間をかけて、時間をあけて、チェックする。

え?それだけ?とお思いですか?効果ありますから、だまされたと思ってやってみてくださいね。笑

時間をあけて確認。これがミソです。

自分だけは大丈夫。と思っていると、痛い目に遭っちゃうかもしれませんよ。

「書類作成のプロだからこそ、書類を数多く扱うからこそ発生するミスもある」と肝に銘じていてください。

後、リカバリー的な役割を果たすのが捨印。捨印対応が可能な書類の場合は、必ずもらっておきましょう。

捺印を頂いた後に誤字脱字を発見しても、捨印があれば安心です(と言えど、捨印は利用しないのが一番)。

誤字脱字部分を2重線で消除し、捨印の上又は横に「●字削除 ●字挿入」と記載すればOKです。

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